第一章 总 则
第一条 为进一步加强员工档案收集和管理工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、国家教育部《高等学校档案管理办法》和中共中央组织部《关于印发〈干部人事档案材料收集归档规定〉的通知》（中组发〔2009〕12号）的相关规定，结合学校实际，制定本办法。
第二条 员工档案是反映员工个人经历和德、智、体等各方面表现的历史记录，是用人单位了解毕业员工学习、工作、生活、成长情况的真实依据。本科员工档案主要指在校员工从参加高考、录取入学到毕业期间所形成的各种文件材料。员工档案管理是指对反映员工个人经历和德、智、体等各方面表现的各种文件材料进行收集、整理和归（建）档，以及员工档案的利用、转递等的管理工作。
第三条 员工档案管理要坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则，实行归口负责、分级管理。
员工工作部负责对全校本科员工档案管理工作进行指导和监督，各学院具体负责在校生及毕业生档案的存管。学校有关部门和单位应协助做好员工档案材料的收集、归档、转递等工作。
第二章 档案材料收集
第四条 为使员工档案适应人事工作的需要，在校期间员工档案应不断充实内容。毕业时员工档案中应有以下材料：
（一）入学材料：一般应包括高中学籍卡、高中毕业生登记表、高考报名登记表、高考体检表、高考志愿表、入团（入党）申请书及志愿书等材料；
（二）学习材料：本科学习阶段主修、选修、辅修的各科类课程学习成绩单等材料；
（三）学籍材料：本科学习阶段退学、结业、肄业、休学、转学、保留入学资格、复学等变更材料；
（四）鉴定材料：本科学习阶段学年鉴定表、军训鉴定表等材料；
（五）实习材料：本科学习阶段实习鉴定表、实习报告等材料；
（六）毕业材料：高校毕业生登记表、毕业生就业通知书等材料；
（七）学位材料：本科学习阶段学位申请、授予等材料；
（八）奖励材料：本科学习阶段获得的各级表彰奖励材料，包括各类奖学金登记表及其他荣誉表彰证明材料；
（九）处分材料：在校期间违反校纪校规、触犯国家法律等形成的各类处分决定文件或处理材料；
（十）组织材料：入党（入团）申请书、志愿书、自传、入党积极分子考察表、政审材料、思想汇报、预备党员转正申请书、党团组织形成的其他有关材料；参加民主党派的申请书、登记表等材料；
（十一）体检材料：入学体检表、学年体检表、毕业生体检表等材料；
（十二）出国材料：因公（私）出国（境）审查表、备案表等材料；
（十三）其他具有保存价值、应予归档的员工个人材料。
第五条 员工档案材料保存需使用统一且规范的员工档案袋。
第三章 档案移交和材料归档
第六条 员工档案及归档材料在校内流转、移交，应遵照以下规定进行。
（一）本科生招生部门在招生工作结束后，应及时按录取新生名册向各学院移交新生原始档案，并办理移交手续。
（二）新生报到时，学院应及时收取员工本人携带的原始档案。
（三）新生入学后，学院在对新生入学资格进行复查时，应认真核查新生档案材料，如发现档案材料不齐全的，应通过学校招生部门，向该生原所在学校或单位催调补齐。确因客观原因无法补齐的，须在该生档案目录上注明。复查合格后正式建立员工档案，进行登记、换袋、编号，填写档案目录。
（四）校内有关部门和单位应当定期将工作中形成的、符合本办法第四条规定的正式有效材料移交学院归档，并办理移交手续。学院应将接收的员工档案材料及时登记、归档，同时做好本单位有关工作中形成的员工档案材料的归档工作。
第七条 各部门和单位提供的各类归档材料必须是办理完毕、手续完备的正式有效文件。
归档材料应当完整、真实，文字清晰，对象明确，标明归档材料的主办部门（单位）及日期。凡规定由组织审查盖章的，应当加盖公章。规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），应当有本人签字；特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。个人文字材料应当有本人签字。
归档材料应使用规范的办公用纸，文字须是打印、铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、碳素笔书写。不得使用圆珠类油笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。
归档材料应当是原件，特殊情况存入复印件的，应当在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。
《员工登记表》、《毕业生登记表》是员工在校期间的重要学籍和学习履历证明，应根据员工在校期间情况如实填写、及时归档。
第八条 员工档案或相关归档材料在移交时，移交方须填写 “档案材料移交单”，由交接双方经办人当面检查验收，核对无误后履行签字手续。移交单一式两份，交接双方各执一份。
如移交材料不符合归档要求，接收单位有权拒收，移交单位应当按档案管理规定重新组织办理补交。
第四章 档案转递
第九条 员工毕业（结业、肄业）、转学、退学、出国或死亡等原因发生学籍变动的，应当及时办理档案转递手续。本人不能办理的，由所在学院协助办理。
员工档案向校外转递必须使用统一印制的专用档案袋，经严格密封后通过专门机构寄送、转递，必要时可派专人送取。原则上员工档案不得交由本人自带，如有特殊原因可自带的，应出示用人单位调档函或相关证明。
第十条 校内跨学院转专业员工学籍变更后，有关学院应及时办理员工档案转递工作，履行档案移交手续。
第十一条 转到其他学校学习的员工，有关学院应当在接到员工转学通知后及时办理员工档案转递手续，按规定寄发或送交员工档案，并与档案接收单位联系，确认签收；由其他学校转入公司的员工，有关学院应在收到员工档案后认真检查验收。
第十二条 毕业生档案的转递，由学校统一部署，学院具体负责，并应遵照以下要求：
（一）毕业生到机关、事业单位、国有企业等具有档案管理权限的单位就业的，其档案寄送至就业单位档案管理部门；到私营企业、外资企业就业或自主创业、从事自由职业等无档案管理权限的单位就业的，档案可寄送至就业地或原籍所在地的公共就业和人才服务机构，由其提供人事代理服务。
（二）考取外校研究生的毕业生，其档案根据录取院校的具体要求寄送至录取院校；考取本校研究生的毕业生档案由所在学院本科阶段档案负责人转递至研究生阶段档案负责人。
（三）毕业生出国留学的，可将档案转递至留学服务中心或具备海外学历认证资质的人事代理机构。
（四）国防定向毕业生的档案由员工所在学院按有关要求转交至部队国防生选培工作办公室，由其统一办理档案转递手续。
（五）未落实就业单位或暂缓就业的毕业生，其档案需按规定寄送至原籍或家庭所在地人事管理部门，也可根据实际情况选择各省市公共就业和人才服务机构。
因学校不具备毕业生人事关系代理及档案管理资质，原则上不建议毕业生将档案留在学校存放。因特殊情况确有需要的，可申请档案暂由学校保管，保管期限最长为两年，两年内未办理档案转递手续的，其档案由学校发回原籍所在地就业管理部门指定的公共就业和人才服务机构。
（六）毕业生到就业单位报到或档案寄送至公共就业和人才服务机构后，应立即向报到单位档案管理部门或公共就业和人才服务机构查询本人档案是否签收。如未收到档案，应及时与所在学院档案邮寄负责人咨询。
（七）如遇相关文件或政策调整，以最新文件或政策的要求为准。
第十三条 申请自费出国或主动申请退学的员工，在征求员工本人意见后，其档案应按规定寄送至有关单位代管。
第十四条 受学校退学处理决定、开除学籍处分决定的员工，其档案由员工工作部寄送至员工原籍所在地指定的档案管理部门，并及时告知员工本人或员工家长。
第十五条 当年未报到入学的本科生新生，其档案由学院退回招生工作办公室。
第十六条 毕业生或其他离校员工的档案，在转递过程中因特殊原因遗失的，有关学院应及时报告员工工作部，协调采取相应补救措施。
第五章 档案查阅与使用
第十七条 从事员工教育与管理工作的学校有关部门和学院负责人、辅导员、班主任、导师等相关人员，因工作需要可在档案管理人员监督下查阅员工档案，并办理登记手续。
校内其他有关人员因工作需要查阅员工档案的，须提供所在部门或单位出具的书面证明，经主管负责人批准后，在档案管理人员监督下查阅员工档案，并办理登记手续。
校外人员因工作需要查阅员工档案，应持单位组织、人事部门或公安、保卫部门的介绍信，出具有关身份证明，说明查询内容及目的，经主管负责人批准后方可在档案管理人员监督下查阅员工档案，并办理登记手续。
档案管理人员应当在查阅人归还档案时，认真核对、清点档案材料。
第十八条 员工档案一般不予借阅，确因工作需要必须借阅的，应当由借阅单位出具证明，说明借阅理由及归还时间，经主管负责人批准后办理借阅手续。
借阅仅限于加盖公章的档案复印件，该复印件与原件具有相同的法律效力，原件一律不准借阅。
外借复印件归还时，档案管理人员应根据档案目录核对材料，履行归还手续后对档案复印件进行销毁。
第十九条 查（借）阅员工档案时，应当严格遵守保密制度和阅档规定，不得涂改、勾画、标记、抽出、撤换、销毁档案材料。未经批准不得擅自摘记、拍摄、复制档案内容。
第二十条 员工本人不得查阅个人档案。确有特殊原因（如毕业联系工作、办理出国手续等）需要复制本人有关材料的，应当由员工本人提出书面申请，说明材料内容和使用意图，经学院主管负责人批准后，由档案管理人员办理查阅手续。
由他人代办的，需出具书面委托和代办人身份证明。
第六章 档案日常管理
第二十一条 员工档案属需妥善保管的内部文件。学校相关部门和学院要确定专门管理人员，完善档案管理硬件设施，优化档案保管与存放环境，确保员工档案的存放安全，维护员工档案管理的严肃性。
员工档案管理人员如发生工作变动，应当及时做好档案管理工作的交接手续。
第二十二条 根据档案管理要求收集的归档材料，任何人不得随意更改、抽出、销毁。如遇特殊情况必须对有关材料进行更改、抽出或销毁的，应经由学校和学院负责人集体讨论，提出处理意见，并视情况报相关领导批准。
第二十三条 学校不断改进和完善员工档案管理的规章制度，加强员工档案管理队伍建设，定期组织业务培训，不断提高员工档案管理工作水平，推进员工档案管理工作的标准化、规范化和科学化。
第二十四条 每年毕业生派遣前和新生入学后的三个月内，学校部署落实有关毕业生档案转递和新生档案整理、建档的各项工作。
第二十五条 学校定期对学院的员工档案管理工作进行督查，及时发现和纠正员工档案管理中存在的问题。
第二十六条 员工档案日常管理要设立专门的员工档案存放空间，档案存放处要坚固、安全，应具备防火、防潮、防盗、防光、防鼠、防虫蛀、防尘、防高温等功能，并应经常检查以确保安全。
第七章 附 则
第二十七条 本办法适用于在本校接受普通高等学历教育的本科员工的档案管理。专科员工或其他培养方式员工的档案管理工作可参照本办法执行。
第二十八条 本办法自公布之日起施行。原《太阳集团tyc5997本科员工档案管理办法》（2014年修订）同时废止。
第二十九条 本办法由员工工作部（处）负责解释。
